Datenschutz
20230831_Datenschutzerklaerung_einfache_Sprache_PSS_2023_DE_V1.pdf | 117 KB |
Einleitung
Gestützt auf Artikel 13 der Schweizerischen Bundesverfassung und die datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Bundes (Datenschutzgesetz, DSG) hat jede Person Anspruch auf Schutz ihrer Privatsphäre sowie auf Schutz vor Missbrauch ihrer persönlichen Daten. PluSport Behindertensport Schwyz – nachfolgend als PS-Schwyz bezeichnet – nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Wir erläutern nachfolgend, wie wir Personendaten grundsätzlich erheben und bearbeiten. Weit- ere Dokumente wie Teilnahmebedingungen, Einverständniserklärungen etc. regeln spezifische Sachverhalte.
Der von PS-Schwyz angesprochene Personenkreis ist grundsätzlich in der Schweiz domiziliert. Dies gilt ebenso für die Erbringung von Leistungen durch uns. Wir bearbeiten die Daten unserer Mitglieder, Mitarbeitenden, Kunden, Förderer, Interessenten oder sonstiger Personen gemäss den datenschutzrechtlichen Bestimmungen des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) und, wo gegeben, der EU-DSGVO nach Art. 6 Abs. 1 lit. b., soweit wir ihnen gegenüber vertra- gliche Leistungen anbieten oder im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen, z.B. gegenüber Mitgliedern, tätig werden oder selbst Empfänger von Leistungen und Diensten sind. Im Übrigen bearbeiten wir die Daten der betroffenen Personen, wo gegeben, gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, z.B. wenn es um Verwaltungs- aufgaben oder Öffentlichkeitsarbeit geht. Die in diesem Zusammenhang bearbeiteten Daten, Art, Umfang und Zweck sowie die Erforderlichkeit ihrer Bearbeitung ergeben sich aus dem zugrunde liegenden Vertragsverhältnis. Dazu gehören grundsätzlich Bestands- und Stammdaten von Personen (z.B. Name, Anschrift etc.) sowie Kontaktdaten (z.B. E-Mail- Adresse, Telefon etc.), Vertragsdaten (z.B. in Anspruch genommene Leistungen und persön- liche Angaben, die zur Erbringung derselben unabdingbar sind, Inhalte und bereitgestellte Informationen, Namen von Ansprechpartnern) sowie Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Mahnwesen etc.).
Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist Theo Baumann Präsident soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Für datenschutzrechtliche Anliegen können Sie sich an die Auskunftsstelle, bzw. die/den Verantwortliche:n wenden.
Grundsätze der personenbezogenen Datenerhebung und -bearbeitung
Dazu gehören beispielsweise Name, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail- Adresse, Telefonnummer, Onlinekennungen, Ton- und Bildaufnahmen, Finanzdaten, wo gege- ben. Auch Daten über persönliche Vorlieben wie Freizeitbeschäftigungen oder Mitgliedschaften und Bezugspersonen zählen zu den personenbezogenen Daten. Ebenso werden je nach Not- wendigkeit besonders schützenswerte Personendaten erhoben, namentlich Gesundheitsdaten, die für die sichere Durchführung unserer Sportangebote essenziell sind.
Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir gewisse Daten auch öffentlich zu- gänglichen Quellen (z.B. öffentliche Register, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet) oder erhalten solche von Behörden und sonstigen Dritten. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.
Eine betroffene Person ist eine Person, von der personenbezogene Daten erhoben und bear- beitet werden. Die Bearbeitung umfasst jeden Umgang mit personenbezogenen Daten, unab- hängig von den verwendeten Mitteln und Verfahren, insbesondere die Beschaffung, Ver- wendung, Speicherung, Weitergabe, Aufbewahrung, Veränderung, Löschung und Vernichtung personenbezogener Daten. In den meisten Fällen stammen die Angaben zur Person von den Betroffenen selbst.
Wir bearbeiten personenbezogene Daten nach Treu und Glauben und nach den in dieser Daten- schutzerklärung festgelegten Zwecken in Übereinstimmung mit dem Schweizer Datenschutz- gesetz. Sofern und soweit die EU-DSGVO anwendbar ist, bearbeiten wir personenbezogene Daten darüber hinaus auf den Rechtsgrundlagen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 GDPR. lit. a-f.
Zwecke der Bearbeitung von Personendaten
PS-Schwyz erhebt die nötigen Daten von Personen für die Erbringung der vereinbarten Leistun- gen, für Kontaktpflege und Kommunikation, Marketing und Direktmarketing, Organisation und Administration, Verwaltung und Beantwortung von Anfragen,
Das Bundesamt für Sozialversicherungen BSV unterhält mit unserem Dachverband, PluSport Behindertensport Schweiz, einen Leistungsauftrag. Die personenbezogenen Daten unserer Mitglieder werden zentral in der Datenbank von PluSport Behindertensport Schweiz bearbeitet. Teile dieser Daten werden für das geforderte Reporting an das BSV herangezogen. Personen- bezogene Datendetails werden dem BSV bis dato nicht weitergegeben. Die Pflichten zur Löschung von Personendaten werden von PluSport Behindertensport Schweiz übernommen. Einerseits wegen der Verpflichtungen gegenüber dem BSV, wegen zum Teil nötiger längerer Aufbewahrungsfristen und weil Mitglieder unserer Organisation teilweise auch Angebote des Dachverbands wahrnehmen.
Foto- und Videoaufnahmen an Veranstaltungen
An sämtlichen Events von PS-Schwyz können Fotos und Videos gemacht werden, die auf der Website, auf Social Media, in Newslettern, Drucksachen und sonstigen Publikationen veröffentlicht werden. Diese Bearbeitung dient der Wahrung unseres berechtigten Interesses an Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation im Sinne des DSG und der DSGVO. Die Teilnehmenden dieser Anlässe, bzw. Erziehungsberechtigten nehmen anerkennend zur Kennt- nis, dass teilnehmende Personen auf diesen Bildern abgebildet und erkennbar sein können. Es gelten die Rechte der betroffenen Person. Sollte eine Person nicht mit der allfälligen Publikation ihrer Bilder einverstanden sein, rät PS-Schwyz von der Teilnahme an Events ab.
Schutz von personenbezogenen Daten – Datensicherheit
Die elektronischen Daten werden bei PS-Schwyz mit der Software «Clubdesk» / durch den Technischen Leiter verwaltet und gesichert.
Für Personen mit Zugriff auf die von uns gehaltenen Personendaten bestehen Geheimhaltungs- verpflichtungen, Zugriffsbeschränkungen, Weisungen und Reglemente sowie Auftragsdaten- verarbeitungsverträge.
Wir verfügen über technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, um die Sicherheit Ihrer Personendaten zu wahren und diese gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbei- tung und/oder gegen unbeabsichtigten Verlust, Veränderung, Bekanntmachung oder Zugriff zu schützen. Die betroffenen Personen sind hiermit darauf hingewiesen, dass die Übermittlung von Informationen – sei es physisch auf dem Post- oder Kurierweg oder über das Internet und andere elektronische Mittel – gewisse Sicherheitsrisiken birgt, und dass wir für die Sicherheit von Informationsübermittlungen keine Garantie übernehmen können.
Dauer der Bearbeitung und Aufbewahrung personenbezogener Daten
Wir bearbeiten und speichern personenbezogene Daten für die Dauer, die für den jeweiligen Zweck oder die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, und wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zur
Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbe- wahrt werden, in der Ansprüche gegen unsere Organisation geltend gemacht werden können und, soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäfts- interessen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlichnd soweit möglich gelöscht oder anonymisiert.
Erhebung, Verwendung und Weitergabe an Dritte von personenbezogenen Daten
Personenkategorien
Im Folgenden werden die Personenkategorien aufgelistet, von denen wir unterschiedlich detaillierte Daten erheben und bearbeiten. Bei Menschen mit Beeinträchtigung, von denen wir für die Erbringung von Leistungen oder für die Zusammenarbeit Daten erhalten, sind in den meisten Fällen auch medizinische und Gesundheitsdaten vorhanden (im Folgenden «Gesund- heitsdaten»), da diese vor allem der Sicherheit und Unversehrtheit sowie den Bedürfnissen der betroffenen Person bei der Zweckerfüllung dienen. Ohne die nötigen Daten sind wir in der Regel nicht in der Lage, unsere Leistungen zu erbringen oder Verträge mit betreffenden Personen abzuschliessen. Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. als Beiständin oder Bei- stand, für Familienmitglieder, Kontaktpersonen etc.) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung nach ihren Möglichkeiten kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Daten korrekt sind. Aufbewahrung verpflichtet sind.
Wir erheben von folgenden Personenkategorien persönliche Daten (die Erhebung von Gesundheitsdaten wird hier nicht im Speziellen erwähnt, da sie auf jede Kategorie zutreffen kann):
Vorstandsmitglieder, Funktionäre, Mitarbeitende, Sportleitende, Helfende unserer Organisation
Die Erhebung beinhaltet alle persönlichen Informationen, die für ihre Funktion nötig sind.
Sportlerinnen und Sportler unserer Organisation
Die Erhebung beinhaltet alle persönlichen Informationen, die für die Teilnahme an den Clubangeboten nötig sind.
Teilnehmende von Sportkursen (z.B. Schnuppertrainings)
Die Erhebung beinhaltet alle persönlichen Informationen, die für die Teilnahme an diesen Angeboten nötig sind.
Erziehungsberechtigte und Beiständ:innen, Kontaktpersonen unserer Sportler:innen
Die Erhebung beinhaltet alle persönlichen Informationen, die für den Kontakt nötig sind
Gäste, Repräsentant:innen, Referent:innen, an Anlässen
Die Erhebung beinhaltet alle persönlichen Informationen, die für die Organisation und Durchführung des Anlasses und den weiteren Kontakt nötig sind.
Spender:innen, Gönner:innen, Sponsor:innen
Die Erhebung beinhaltet alle persönlichen Informationen, die für die Abwicklung der Einnahmen und die Kontaktpflege nötig sind.
Mitarbeitende von Partner- und Wettkampforganisationen, Lieferanten und Geschäftspartner
Die Erhebung beinhaltet alle persönlichen Informationen, die für die Zusammenarbeit nötig sind und kann auch weitere Angaben zur Kontaktpflege enthalten. Teilnehmende an Wettbewerben, Studien, Umfragen, Newsletter-Empfänger, Follower:innen und Abonnent:innen sozialer Medien
Die Erhebung beinhaltet alle persönlichen Informationen, die für die Kontaktpflege nötig sind.
Personen können in mehreren Kategorien vertreten sein. Personendaten können somit auch
Querverbindungsinformationen enthalten sowie weitere informative Angaben zur Person wie Geburtstag, Jubiläen, Vorlieben bezüglich Essen etc. Bei den Personenkategorien sind die primären Erhebungs- und Bearbeitungszwecke genannt. Für alle Kategorien gelten weitere Zweckbestimmungen der Bearbeitungstätigkeiten wie allgemeine Verwaltung, Informations- vermittlung etc. Die detaillierten Bearbeitungstätigkeiten werden in internen Verzeichnissen und Listen je Personenkategorie (Mitglied, Leiter, Vorstand) geführt. Das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten betreffend unsere Mitglieder – Sportler:innen und Sportler – werden von PluSport Behindertensport Schweiz geführt.
Privacy by Design und Privacy by Default
Die Systeme, die zur Datenerhebung und Datenbearbeitung bei PluSport Behindertensport Schweiz verwendet werden, sind so konzipiert, dass unerlaubte Zugriffe auf Daten nicht möglich sind und der Schutz der Daten gewährleistet werden kann. Um das Privacy by Default einzuhalten, werden den Mitarbeitenden von PluSport Behindertensport Schweiz und den ermächtigten Personen von PS-Schwyz, die Daten bearbeiten, individuelle Berechtigungen nach Rollen zugewiesen, damit nur benötigte Daten eingesehen und bearbeitet werden können. Das von PS-Schwyz verwendete Clubmanagementsystem «Clubdesk» ist nur ausgewählten Personen zugänglich.
Weitergabe von Daten an Dritte
Nur notwendige Daten werden, wo gefordert, an Dritte weitergegeben wie an Leitungsteams, Sportanlagen, Veranstaltungspartner, Transportanbieter, Unterkünfte etc.
Personenbezogene Daten können auch im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten an Dritte gelangen, z.B. an Auftragsverarbeiter (z.B. für die Zustellung von elektronischen oder gedruckten Informationen), Banken, Versicherungen, IT-Provider und -Partner, Behörden, Amtsstellen oder Gerichte, anderen Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren sowie Revisionsgesellschaften, Geschäftspartner, Medien, Öffentlichkeit, einschliesslich Besu- cher:innen unserer Digitalen Medien, Mitbewerber, Branchenorganisationen, Verbände, Orga- nisationen und weitere Gremien, bzw. alle gemeinsamen Empfänger. Diese Empfänger – vor allem auch deren elektronische Infrastruktur – können im Inland, aber auch irgendwo auf der Erde sein.
Die Erhebung von personenbezogenen Daten über elektronische Kanäle wie Website, soziale Medien, Newsletter etc. ist unter dem Punkt «Digitale Medien» separat beschrieben.
Weitergabe von Daten ins Ausland
Unsere Angebote werden grundsätzlich in der Schweiz durchgeführt. Sollte ein Angebot im Ausland stattfinden, wissen die Teilnehmenden dies im Voraus und stimmen mit ihrer Anmel- dung dem allfällig nötigen Transfer von Teilen ihrer Daten ins Ausland zu. Dies wäre allenfalls die Übermittlung von nötigen Personendaten an Hotels, Transportorganisationen, Sportanlagen und dergleichen.
Rechte der betroffenen Person
Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen. Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbe- halten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren.
Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.
Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nach- weisen (z.B. durch eine Ausweiskopie). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie sich bei der/dem Verantwortlichen Datenschutz melden. Ihre Anfrage wird so schnell wie möglich beantwortet. Sollte die Beantwortung längere Zeit benötigen, werden wir Sie über die ungefähre Dauer informieren.
Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Da- tenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).
Recht auf Bestätigung
Jede betroffene Person hat das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob von ihr betreffende personenbezogene Daten bearbeitet werden.
Auskunftsrecht
Jede von der Bearbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, jederzeit in angemessenem Umfang Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Darüber hinaus kann ggf. Auskunft über Folgendes erteilt werden: Zwecke der Bearbeitung, Kategorien der bearbeiteten personenbezogenen Daten, Empfänger, an die die personenbezogenen Daten weitergegeben wurden oder werden, wenn möglich, die geplante Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer.
Recht auf Berichtigung
Jede von der Bearbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, die unverzügliche Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlan- gen. Darüber hinaus hat die betroffene Person das Recht, unter Berücksichtigung der Zwecke der Bearbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)
Jede von der Bearbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, von der für die Bearbeitung verantwortlichen Person die unverzügliche Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft und die Bearbeitung nicht mehr erforderlich, bzw. die Löschung rechtlich zulässig ist:
- Die personenbezogenen Daten wurden für Zwecke erhoben oder auf sonstige Weise bearbeitet, für die sie nicht mehr erforderlich sind
- Die betroffene Person widerruft die Einwilligung, auf der die Bearbeitung beruhte, und es gibt keine andere Rechtsgrundlage für die Bearbeitung
- Die betroffene Person legt aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation erge- ben, Widerspruch gegen die Bearbeitung ein, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Bearbeitung vor
- Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmässig bearbeitet
Recht auf Einschränkung der Bearbeitung
Jede von der Bearbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, von der für die Bearbeitung verantwortlichen Person die Einschränkung der Bearbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist und die rechtlichen Grundlagen gegeben sind:
- Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von der betroffenen Person bestrit- ten, und zwar für einen Zeitraum, der es dem für die Bearbeitung Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen
- Die Bearbeitung ist unrechtmässig, die betroffene Person legt Widerspruch gegen die Löschung der personenbezogenen Daten ein und verlangt stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten
- Die für die Bearbeitung verantwortliche Person benötigt die personenbezogenen Daten nicht mehr für die Zwecke der Bearbeitung, die betroffene Person benötigt sie jedoch für die Geltendmachung, Die betroffene Person hat aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Bearbeitung eingelegt, und es steht noch nicht fest, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.
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